Repaso de la preparación de Modle para cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea [RGPD]

Seguro que ya estás al tanto, por las notificaciones y actualizaciones enviadas por Moodle, desde su planteamiento de adaptación al RGPD hasta la disponibilidad de la versión 3.5, así que tómate esta entrada como un repaso de los ajustes que debes realizar en tu aula Moodle. [Antes de nada 😉 este artículo es orientativo y  seguro que ya cuentas con un gabinete legal, en tu empresa, que se encuentra al tanto de las implicaciones del RGPD para tu actividad profesional, no dejes de consultarlo].

Moodle se ha esforzado para dar cumplimiento a los requisitos del reglamento, trabajando en los ámbitos: incorporación de nuevos usuarios, establecimiento de la declaración de privacidad y seguimiento del consentimiento de datos y gestión de solicitudes de acceso a los mismos.

1.  ¿Está afectada tu aula por el RGPD?

Tu aula moodle está afectada si cumple alguna de las casuísticas siguientes:

  • Tu empresa se encuentra establecida en la Unión Europea.
  • Monitorizas comportamientos de personas residentes en la Unión Europea, es decir, si tienes alumnos y alumnas en el espacio de la Unión Europea.
  • Ofreces bienes o servicios a personas que se encuentren en la Unión Europea.

Toda la información que almacenes de tus usuarios, entendiendo como tal a cualquier perfil que participe en tu plataforma (alumnado, profesorado, …perfiles estándar o diseñados a medida) y toda la información y datos almacenados generados en su actividad habitual, constituyen sus datos personales y por tanto afectados directamente por el RGPD.

Como siempre, antes de afrontar cualquier cambio, es conveniente obligatorio, realizar una copia de seguridad, revisando la adecuación de nuestros complementos a la nueva versión.

La versión Moodle 3.5 integra el complemento Políticas, que nos ayuda a cumplir con el RGPD. Esta disponible por separado para las versiones 3.3.6 y 3.4.3.

2. ¿Qué ‘tiene que hacer mi aula’?

A partir del día 25, por cada nuevo usuario que des de alta en tu plataforma debes:

  • Mostrar el documento que recoja de forma clara y sin ambigüedades ni interpretaciones, las declaraciones de privacidad requeridas; informando del tratamiento que se va a realizar sobre los datos personales recogidos.
  • Debes recoger el consentimiento de forma explícita, no tacita, y conservarlo (ojo con los menores de edad).
  • También es necesario que tengas en cuenta los derechos de recuperación y transferencia, modificación de datos y eliminación de datos (Derechos ARCO).

3. ¿Cómo lo hago?

Con el rol de Administrador, accede al Bloque Administrador del Sitio, Privacidad y Políticas, Configuraciones de Política. Ajusta el controlador de políticas del sitio con el valor: Policies (tool_policy).

RGPD Moodle 1

Tras guardar los cambios, aparecen dos entradas nuevas, bajo el menú Privacidad y Políticas, estos son Manage policies [Administrar políticas]  y User agreements [Acuerdos de usuario].

Desde la opción Manage policies, creamos una nueva política de usuario:

RGPD Moodle 2

En el nuevo formulario, especificamos la política de nuestro sitio [ojo, una vez que comience a ser aceptada, podremos modificarla o ponerla en estado inactiva pero no eliminarla]. De forma orientativa y siguiendo las recomendaciones de la AEPD, informa por capas empleando los campos Summary y Full policy:

RGPD Moodle 3
Activamos y Save [Guardamos] la política para que en los próximos inicios de sesión sea informada y requerido el consentimiento a todos los usuarios del aula (todos los perfiles, a excepción de los administradores y administradoras tendrán que aceptarla).

RGPD Moodle 4Podemos comprobar en el apartado Manage policies como aparece la nueva política definida y su situación actual: Denominación, Estado [activa/inactiva], versión, última modificación, porcentaje de usuarios que la han visto e interaccionado con ella y menú de acciones [Visualizar/Editar/Poner como inactiva].

RGPD Moodle 5

4. ¿Cómo funciona el plugin?

Una vez activada la política de protección de datos, la próxima vez que un usuario se identifique en la plataforma, se le presentará para su lectura:

RGPD Moodle 6

y para su consentimiento:

RGPD Moodle 7

Puede consultarse [y exportarse para su control y gestión] los usuarios pendientes de aceptación de consentimiento y los pendientes, desde Administración del sitio, Privacidad y Políticas, User agreements.

5. ¿Y los menores?

Si parte de nuestro alumnado es menor de edad, y tenemos habilitada la opción de auto-registro, debemos habilitar la opción ‘Edad digital de verificación de consentimiento‘ desde  Administración del sitio, Privacidad y Políticas, Opciones de privacidadSi no cumple los requisitos de edad para el país, se solicitará que el tutor legal contacte con el soporte.


Como indicaba al principio, y próximos a la fecha límite, este artículo es orientativo. Consulta con tu gabinete legal la mejor forma de redactar la política de privacidad de tu sitio. No dejes de estar al tanto de los avisos y actualizaciones Moodle [de última hora], de revisar la documentación del plugin y otras referencias que te recomiendo en el apartado Para saber más.

Si echas en falta algún apunte de interés, no dejes de comentarme 🙂

Para saber más

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Moodle_Gestión de roles

Jerarquía de contextos en moodleSiguiendo con la temática de Acceso al aula y antes de centrarnos en la carga masiva o alta de usuarios, debemos ajustar los Roles. Esta es, conjuntamente con la gestión y configuración del libro de calificaciones, una de las tareas que requieres una mayor precisión y atención por nuestra parte.

(Descarga el mapa conceptual asociado ‘Acceso al aula’ desde el albúm ecoleccion.)

Podemos definir un Rol como un conjunto de permisos definidos, que podemos asignar a usuarios específicos en contextos concretos, siendo un contexto un área específica de moodle como por ejemplo un curso, un bloque o una categoría de cursos. Por tanto, un mismo usuario podrá tener asignados más de un Rol en contextos diferentes, por ejemplo un estudiante de un curso (con rol estudiante) podrá tener el rol de supervisor para una tarea grupal dentro del curso.

Definiendo de manera un poco más formal :

Rol : identificador del estatus del usuario en un contexto particular : alumno, profesor, tutor, etc.

Habilidad : funcionalidad particular de moodle, por ejemplo : crear foros, crear un curso, editar un perfil de alumno, etc.

Permiso : valor que se le asigna a una habilidad, por ejemplo : permitido, prohibido, etc

Contexto : área de moodle donde se pueden asignar roles a los usuarios, por ejemplo : curso, bloque, actividad, etc

Podemos trabajar con los roles desde varias perspectivas : solo con los predefinidos, crear nuevos roles partiendo de cero, o duplicar los roles existentes y ajustar en ellos nuestras necesidades. Esta última opción es la más recomendable, ya que, de esta forma, en caso de problema siempre tendremos los Roles originales para utilizar y/o consultar.

En la presentación siguiente, se realiza un recorrido por las opciones que nos permite conocer los roles predefinidos en moodle, quien puede asignar roles y quien puede desasignar. En último término nos centramos en la definición de un rol nuevo y en los ajustes de algunos roles en nuestra plataforma.

Válido para versiones moodle 1.9.5 a moodle 2.0 dev. Se especifican con un 2, en la diaposistivas, las funcionalidades propias de la versión 2 dev.

1.- Permisos, Definir roles

Desde esta opción, realizaremos la mayoría de las operaciones relacionadas con la asignación y gestión de roles

– Gestión de roles : accedemos a la configuración y edición de todos los roles definidos en la plataforma. La edición de un rol nos  va a permitir controlar exactamente los permisos de los distintos tipos de usuarios en nuestra aula.

Los tipos de permiso que podemos asignar a cada habilidad son :

No ajustado : habilidad no configurada, a efectos prácticos, el permiso real será el que el usuario tenga en un contexto de nivel superior.

Permitir : otorgamos permiso al rol, para esta actividad.

Prevenir : retiramos el permiso a la habilidad, aún cuando estuviese permitida en un contexto superior.

Prohibir : este permiso no puede ser anulado en ningún contexto inferior (consulta en la presentación, la diapo sobre la resolución de conflictos).

– Permitir asignar roles : desde este formulario, indicamos quien tiene permiso para asignar roles a otros usuarios.

– Permitir anular roles : asignamos permiso de anulación de roles a otros usuarios. Normalmente el administrador, es el único que puede anular roles.

– Permitir cambios de rol : esta funcionalidad nos permite ajustar las opciones disponibles, para cada usuario, en el desplegable ‘Entrar como’, es decir, ajustamos a que roles puede cambiar cada tipo de usuario concreto.

2.- Permisos, Asigar Roles globales

Ojo, en esta asignación, garantizamos los permisos propios de ese rol en el contexto actual y en los de rango inferior (Sistema / Sitio / Categorías Curso /Cursos / Bloque / Actividad).

3.- Permisos, Políticas de usuario

Muy importante los ajustes que debemos realizar en este apartado, ya que a través de ella definimos el rol (y por tanto los permisos) que obtienen, por defecto, visitantes, usuarios, invitados , etc. en nuestro sitio.

4.- Permisos, Comprobar permisos en el sistema

Funcionalidad nueva en moodle 2, que nos permite comprobar con detalle los permisos de cualquier usuario.

5.- Permisos, Informe de habilidades

Informe  nuevo en moodle 2, que nos muestra para una habilidad, seleccionada de entre todas, y un Rol (o varios de forma simultanea) que permisos tiene esa habilidad en el Rol o Roles seleccioandos.

Puedes descargar el pdf aquí :

Alguna información adicional, en la documentación de moodle por su puesto :

Gestionar roles.

Unenrolment (permitir a los alumnos desmatricularse de un curso) – en inglés

Artículos de la Categoría Roles.

Otra interesante presentación sobre Roles y permisos, presentada en la moodle moot’09 por Juan Leyva :

Moodle_Ajustes iniciales_y3

Válido desde moodle 1.9.5 hasta moodle 2.0 dev.

(Usando Moodle 2.0 dev, accedemos a las siguientes opciones a través de Settings, Administración del sitio)

Más imagenes en el albúm ecoleccion.

7.- Administración del sitio, Seguridad

– Políticas del sitio :

– Forzar a los usuarios a autenticarse : NO, esto permitirá que se pueda visualizar la página principal y los listados de curso sin estar autentificado.

– Abrir a Google : si marcamos SI, permitimos que cualquiera que llegue a nuestra página vía una búsqueda en Google, entre con el rol de invitado, con los permisos adheridos.

– Tamaño máximo del archivo subido : Importante, pués delimita el tamaño de los archivos de tareas que se pueden subir o de archivos anexos a mensajes en los foros. Esta opción especifica el tamaño máximo que deben tener los archivos subidos al sitio. Está limitada por el ajuste PHP upload_max_filesize y por el ajuste de Apache LimitRequestBody. Por otra parte, la opción limita el rango de tamaños que pueden elegirse en el nivel de curso o de módulo.

– Habilitar sistema de mensajería : SI. El sistema de mensajería es un sistema interno de comunicación que permite el envío de mensajes entre todos los participantes del curso. Conjuntamente con los foros suele ser el recurso más activo de comunicación en el aula.

– Tiempo máximo para editar mensajes : 30 minutos es el tiempo, por defecto, establecido para que una vez enviado un mensaje el autor pueda editarlo y realizar cambios antes de que se envíe a los subscriptores del foro.

– Política de contraseñas : si la activamos, podemos fijar las especificaciones que deben cumplir las contraseñas de usuario.

8.- Administración del sitio, Apariencia

– Temas, Selector de temas : podemos elegir entre los distintos temas ofrecidos por moodle para cambiar el aspecto de nuestra plataforma. Los temas pueden ser configurados a nivel de plataforma, curso y usuario. Podemos obtener una vista previa de como quedaría nuestro sitio, antes de decidirnos y elegir el tema.

– Temas, Ajustes de temas  : permitir estilos al usuario para que puedan seleccionar su propio tema del sitio – a través de la página de su perfil – y permitir estilos al curso, posibilita que los profesores puedan elegir su propio tema en el curso.

– Calendario : Comienzo de la semana : Lunes. Días del fin de semana : Sábado y Domingo. Días de previsión : 21 es el número de días que por defecto moodle considera para mostrar en el bloque eventos próximos. Eventos en previsión : 10 es el número máximo recomendable para mostrar en el bloque de eventos próximos.

– Moodle docs, es más cómodo que esté habilitada la opción de abrir en una nueva ventana para no perder la posición actual, cuando necesitemos consultar o hacer clic en algún enlace de documentación moodle.

– My moodle : muestra solo los cursos en los que el usuario figura como alumno.

9.- Administración del sitio, Servidor

Comprende una serie de ajustes relacionados con la configuración global de moodle.

– EMAIL : si no utilizamos el método PHP que moodle utiliza por defecto, debemos especificar aquí el servidor SMTP y los parámetros asociados. La Dirección de ‘no-reply’ indica el texto o dirección que verán en el apartado De los usuarios que reciben el mensaje no puedan responder de forma directa.

– RSS : si vamos a configurar RSS en las actividades donde sea posible, es preciso habilitar la funcionalidad RSS a nivel general aquí. En moodle 2.0 dev, esta opción se encuentra en Administración del sitio, Características avanzadas.

– Estadísticas : por defecto el valor es NO, ya que su uso consume una gran cantidad de recursos. En moodle 2.0 dev, esta opción se encuentra en Administración del sitio, Características avanzadas.

Finaliza, aquí la serie de tres artículos dedicados a recorrer algunas de las opciones que podemos ajustar dentro de la configuración de moodle. Los otros artículos se encuentran disponibles aquí:

Moodle_Ajustes_iniciales_1

Moodle_Ajustes_iniciales_2

Moodle : Ajustes iniciales_2

Válido para versiones moodle 1.9.5 a moodle 2.0 dev.

Si seguimos el esquema de la figura, podemos hacer un recorrido por algunos de los puntos más relevantes, o sobre los que debemos de prestar una atención inicial

Más imagenes en el albúm ecoleccion.

(Usando Moodle 2.0 dev, accedemos a las siguientes opciones a través de Settings, Administración del sitio)

2.- Administración, Usuarios, Autenticación

Desde este bloque ajustamos diversos aspectos relacionados con las políticas de acceso a nuestra plataforma

Gestionar la autenticación : En este apartado se enumeran los distintos conectores de autenticación que podemos activar en nuestra aula. Para activar el modo de autenticación  correspondiente, solo tenemos que ‘abrir’ el ojo, luego podremos configurarlo a través del enlace ‘Configuración’ asociado. Las variables y ajustes dependen de cada método de autenticación.

Activamos el módulo correspondiente + Configuramos el método de acceso + Ordenamos los distintos métodos

Algunos de los métodos de autenticación más usuales son :

Solo cuentas manuales : impìde la creación automatizada de usuarios. Es una buena opción, si se usa combinada con la funcionalidad ‘Subir usuarios’ – o carga masiva de usuarios -.

Basada en email : permitimos la inscripción por parte de los alumnos. Estos escogen usuario y contraseña. Se envia email de confirmación. Es el método de autenticación establecido por defecto.

BBDD externa : utilizamos una BBDD externa para la validación de usuarios.

Sin autenticación : los usuarios pueden registrarse y crear cuentas validas, sin autenticación y sin confirmación. Este método solo es aconsejable en servidor de prueba.

Independientemente del método de autenticación, todos comparten una serie de ajustes comunes :

– Registrarse a si mismo : escogemos que conector maneja el ‘autoregistro’. Habitualmente será el plug-in ‘Autenticación basada en email’. Aparecerá un botón en la portada de la plataforma para crear una nueva cuenta.

– Botón de entrada para invitados : Ajustaremos al valor ‘Mostrar’ si permitimos que nuestra aula acepte invitados. Si es así, un botón de acceso para invitados aparecerá en la portada del aula.

– URL de acceso alternativo : Si no vamos a usar la páginade acceso, al aula, por defecto, indicaremos aquí cual es la dirección de acceso. Como indica la nota de moodle asociada a este campo ‘Si introduce aquí una URL, se usará como página de acceso al sitio. La página debería contener un formulario cuya propiedad de acción está ajustada a http://127.0.0.1/moodle/login/index.php’ y devuelve los campos nombre de usuario y contraseña.’

– URL de contraseña olvidada : URL asociada a la página de recuperación de contraseñas. Se utiliza si utilizamos algún método de autenticación fuera de moodle.

– Instrucciones de acceso : Texto con instrucciones de acceso para que los usuarios sepan que tipo de usuario / contraseña deben introducir. Aparece en la página de acceso.

– Permitir / Denegar dominios de email : Lista de dominios de correo particulares denegados.

Documentación adicional en moodle.org :

Autenticación, Autenticación de usuariosManage authentication

3.- Admninistración del sitio, Calificaciones


– Ajustes generales: afectan a todo el libro de calificaciones, es decir, a todas las tareas calificables.

Roles calificados : establecemos que roles aparecerán en el libro de calificaciones, por defecto : Estudiantes.

– Ajustes de categoría de calificación : simplemente dejamos por defecto la opción Agregación : Media ponderada simple de calificaciones.

– Ajustes de informe, Calificador : configuramos algunos parámetros relacionados con el informe generado en las calificaciones.

Calificador rápida : SI, Estudiantes por página : 100. Mostrar imagen de perfil de usuario : SI. La combinación de estas tres opciones nos permite realizar calificaciones masivas y actualizarlas de una sola vez, en lugar de una a una. Recalcamos la importancia de que la imagen del usuario se corresponda con la realidad  y no este formada por fotos de mascotas, lugares, etc.

4.- Administración del sitio, Idioma


– Paquetes del idioma : en la columna de Instalados deben figurar : English(en) y Español Internacional (es) como mínimo. además de los autonómicos que estén disponibles. Los paquetes basados en Español Internacional (España, Latinoamerica, etc.) tienden a desaparecer y no suelen estar actualizados, por lo que es importante instalar el paquete internacional.

Desde aquí podemos actualizar todos los paquetes instalados pulsando en el botón ‘Actualizar todos los paquetes locales de idioma’

– Ajustes del idioma :

Idioma por defecto ‘Español – Internacional (es)’ (en mi caso).

Mostrar menú de idioma : SI, permitirá que los alumnos elijan el idioma de la paltaforma, de entre los paquetes instalados. Ojo elijen el idioma del entorno, no de los contenidos ni rótulos y/o etiquetas creadas por los tutores.

Idiomas en el menú de idioma : lo dejamos en blanco para que el alumno pueda elegir de entre todos los idiomas instalados en la plataforma.

5.- Administración del sitio, Módulos

Actividades, Gestionar actividades : Desde este formulario, podemos seleccionar que actividades, de entre las que están instaladas, serán accesibles a la hora de crear instancias de ellas.En moodle 2.0 dev accedemos desde Settings, Administración del Sitio, Modulos de Actividad, gestión de actividades.

6.- Administración del sitio, Módulos


– Bloques, gestionar bloques : se gestionan de igual forma que las actividades. En esta caso una nueva columna nos indica si el bloque puede instanciarse más de una vez (p.e. dos bloques HTML) y cuantas instancias hay en este momento en la plataforma de ese bloque.

– Bloques, Bloques Sticky : Se utilizan conjuntamente con la opción Mi moodle y permiten fijar que bloques aparecerán siempre es todos nuestros cursos o en la página personalizada del alumno (My Moodle). Ojo con esta posibilidad ya que si en el curso volvemos a crear uno de estos bloques, lo tendremos por duplicado (solo será editable el bloque duplicado). Más información sobre My Moodle y la utilización con bloques Sticky, aquí, en la documentación de moodle. (No disponibles en moodle 2.0 dev).

Seguimos, y finalizamos los ajustes iniciales, en Moodle_Ajustes iniciales_y3.

Moodle_Ajustes iniciales_1

Válido para versiones moodle 1.9.5 a moodle 2.0 dev.

Después de instalar moodle, y aunque no seamos administradores de un servidor en producción, si es interesante que conozcamos algunos de los múltiples parámetros y opciones de configuración que podemos ajustar en nuestra aula. Ello nos permitirá solicitar a los administradores aquellos ajustes que precisemos para adaptar mejor nuestro espacio.

Estructura del sitio moodle

Lo primero es conocer la estructura del sitio moodle, simplemente los directorios principales y su funcionalidad asociada :

config.php – contiene la configuración fundamental. Este archivo no viene con Moodle, tenemos que crearlo, aunque viene uno de ejemplo.
install.php – el script que ejecutará para crear el archivo config.php desde http://localhost/moodle/install.php
version.php – define la versión actual del código de Moodle.
index.php – la página principal del sitio.
admin/ – Código para administrar todo el servidor.
auth/ – Módulos para la autenticación de usuarios.
blocks/ – Módulos para los bloques laterales.
calendar/ – Código para manejar y mostrar eventos de calendario.
course/ – Código para presentar y gestionar los cursos.
doc/ – Documentación de ayuda de Moodle.
files/ – Código para presentar y gestionar los archivos cargados.
lang/ – Textos en diferentes idiomas, un directorio por idioma.
lib/ – Librerías del código fundamental de Moodle.
login/ – Código para manejar las entradas y creación de cuentas.
mod/ – Todos los módulos de los cursos de Moodle.
pix/ – Gráficos genéricos del sitio.
theme/ – Paquetes de temas/pieles para cambiar la apariencia del sitio.
user/ – Código para mostrar y gestionar los usuarios.

En la documentación moodle, podemos consultar la Estructura del sitio, aquí.

1.- Inicio del Cron

configuración del cron

El Cron es un script que ejecuta todas las acciones que requieren periodicidad : sistema de mensajería, envió de mensajes de los foros, backups, actualización de canales RSS, etc. Normalmente se ejecuta en segundo plano y su frecuencia de ejecución suele estar comprendida entre 5 y 30 minutos. En este rango se suele encontrar el valor idoneo de ejecución del servicio cron. Debemos ajustarlo según nuestras necesidades : muchos o pocos alumnos, rapidez en el envío de mensajes o envío más pausado, etc. Si tienes dudas, 10 minutos suele ser un valor adecuado.

Podemos ejecutarlo de forma manual si escribimos en nuestro navegador :

http://ejemplo.com/moodle/admin/cron.php o si estamos en una instalación local, como es el caso, http://localhost/moodle/admin/cron.php

Si el cron no se está ejecutando, en Administración, Notificaciones aparecerá el mensaje ‘El script de mantenimiento del cron.php no ha sido ejecutado durante las últimas 24 horas’. Podemos ejecutarlo, tambien, de forma manual, pinchando en el enlace cron.php. En Moodle 2.0 dev, accedemos a través de Settings, Administración del sitio, Notificaciones).

(En el apartado Notificaciones tambien podemos comprobar que versión de Moodle tenemos instalada, importante para buscar documentación en moodle.org, o solicitar ayuda)

Si nuestro servidor es una máquina Windows, lo más comodo es descargar y ejecutar un paquete autoinstalable y configurar el servicio corn como un servicio más de Windows. Accedemos al paquete autoinstalable, desde aquí. Una vez descargado, ejecutamos la autoinstalación. Durante el proceso nos solicitará la frecuencia de ejecución y la URL del scrip cron.php. Una vez instalado, podemos ajustarlo desde Inicio, Panel de Control, Herramientas administrativas, Servicios, Moodle Cron (revisaremos que está configurado como Inicio Automático).

Tenemos más información sobre el Cron, aquí, en la documentación oficial de moodle y sobre Moodle Cron from Windows, aquí.

Seguimos en Moodle_Ajustes_Iniciales_2.